为加强基本建设项目档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和系统性，满足维修、改扩建、查询等使用管理需要，特制定本规定。

一、规划建设处档案管理工作由一名处领导分管，综合科负责具体业务工作。

二、规划建设处档案管理工作接受学校档案馆的工作指导。

三、档案管理工作执行《中国石油大学（华东）基本建设档案归档办法》。

四、基本建设档案包含学校所有工程项目，如新建或改建建筑物、构筑物、道路、绿化、管线等。

五、基本建设项目归档保存的文件材料，包括建设项目立项、审批、报建、勘察、设计、施工、竣工验收、交付使用等全过程中形成的文字材料、图纸图表、声像音像等资料。

六、施工单位整理的工程竣工档案，应依照《中华人民共和国档案法》和黄岛区城建局的有关规定，一式两套交规划建设处，由规划建设处负责向城建档案馆及学校档案馆归档。未在城市规划建设部门备案的校内配套基本建设项目，施工单位应通过规划建设处向学校档案馆提交工程竣工档案，资料原件应存放在学校档案馆。学校档案馆不予存档的其他资料由综合科建档存放。

七、工程项目档案，其土地征购、立项、审批、勘察设计、报建等前期所有资料由综合科负责收集整理；其施工至竣工阶段所有文字材料、竣工图纸、施工监理资料、竣工验收资料、声像音像资料等，由工程科现场施工代表负责收集、检查、整理、验收，达到准确、无误后转交综合科；有关材料设备招标及合同等资料，由材料科整理后移交综合科。

所有资料由综合科一并汇总整理并完成档案移交工作。档案移交前，重要文件应复制备份，并建立电子档案，以方便使用。

八、规划建设处其它会议资料、管理资料、招标资料等，各科室应及时整理、转交综合科，综合科应分类建立相关档案。

九、综合科设一名兼职档案管理员，各科室档案工作由科长直接负责。规划建设处其他科室和人员，应当积极主动配合全处的档案管理工作。

十、规划建设处全体人员尤其是档案管理人员，均应加强档案业务知识的学习，认真贯彻执行有关政策法规，充分认识档案工作的重要性，做好档案管理工作。